Ein Leitfaden für nachhaltige Beschaffung bei Gemeinden

Gemeinden haben als öffentliche Akteure eine Vorbildfunktion – auch beim Einkaufen. Ein neuer Leitfaden zeigt, wie sie ihre Beschaffungspraktiken Schritt für Schritt nachhaltiger gestalten können. 

Fünf Kategorien, drei Phasen, zehn Schritte 

Der Leitfaden konzentriert sich auf fünf Beschaffungskategorien, die besonders relevante ökologische und soziale Auswirkungen haben: Fahrzeuge & Maschinen, Büromöbel, Reinigungsprodukte, Arbeitskleidung & Textilien sowie IT-Hardware. 

Der Prozess gliedert sich in drei aufeinander aufbauende Phasen: 

Phase A – Vorbereitung (Schritte 1–3): Zunächst geht es darum, Kompetenzen aufzubauen, den Handlungsrahmen zu definieren und den Projektstart durch die Organe der Gemeinden zu legitimieren. Je nach verfügbaren Ressourcen – Zeit, Budget, politische Unterstützung – können Gemeinden zwischen einem globalen Aktionsplan für alle Kategorien, einem fokussierten Plan für eine einzelne Kategorie oder einem kombinierten Ansatz für zwei bis drei Bereiche wählen. 

Phase B – Erarbeitung (Schritte 47): Im Zentrum steht die Diagnose der aktuellen Beschaffungspraktiken entlang des gesamten Lebenszyklus – von der Bedarfsermittlung über den Kauf und die Nutzung bis zur Entsorgung. Auf dieser Basis wird gemeinsam mit den zuständigen Entscheidungsträgerinnen und -trägern ein konkreter Aktionsplan erarbeitet, validiert und intern kommuniziert. Wichtig dabei: Das Projekt soll positiv und ohne Schuldzuweisungen vermittelt werden. 

Phase C – Umsetzung10): Der Aktionsplan wird umgesetzt, die Massnahmen werden begleitet, regelmässig überprüft (ein- bis zweimal jährlich) und – sobald erste Ergebnisse vorliegen – intern wie extern sichtbar gemacht. Die gewonnenen Erkenntnisse fliessen in eine künftige Beschaffungsrichtlinie ein und helfen, gute Praktiken dauerhaft zu verankern. 

Im Leitfaden stehen für jede Phase schlüsselfertige Hilfsmittel zur Verfügung. Sie dienen als Beispiel und Inspiration: 

• Für Phase A wurde eine Vorlage für ein Informationsschreiben an die Organe der Gemeinden vorformuliert.  
• Für Phase B gibt es einen Fragebogen zur Bewertung der aktuellen Praktiken der Gemeinde, Folien zur Sensibilisierung der Einkäufer für die ökologischen und sozialen Herausforderungen in den verschiedenen Beschaffungskategorien und vor allem einen Aktionsplan mit einer Auswahl an umzusetzenden Massnahmen für jede Beschaffungskategorie, die auf der Toolbox für nachhaltige Beschaffung basiert (siehe Toolbox auch auf der WöB).
• Für Phase C wurde eine Vorlage für eine Richtlinie für nachhaltige Beschaffung erstellt. 

Iterativ und anpassungsfähig 

Der Prozess ist nicht als einmaliges Projekt gedacht, sondern als kontinuierlicher Kreislauf: Nach Abschluss von Schritt 10 wird empfohlen, erneut bei der Diagnose anzusetzen und den Ansatz schrittweise zu erweitern. Für jede Phase stehen Werkzeuge bereit – von der Selbstbeurteilungs-Checkliste über Diagnosefragebogen bis hin zur Mustervorlage für eine Beschaffungsrichtlinie. 

Den vollständigen Leitfaden mit detaillierten Schritten können Sie (aktuell nur auf Französisch) herunterladen und als Grundlage für nachhaltigere Beschaffung selbst testen. Sie finden ihn hier.